Bakanlığımızdan alınan 05.03.2024 tarih ve 94597643 sayılı yazıda;

14/01/2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği" kapsamında, Kooperatif Bilgi Sistemi'nin kurulumu, tanıtımı, kullanıcıların eğitimi ve geçiş süreçleri ile veri işleme yöntemleri konularında ayrıntılı düzenlemeler içeren “Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar” Bakanlık Makamının Onayı ile yürürlüğe konulmuş ve ilgi yazılarımızla duyurulmuştu.
Kooperatif Bilgi Sistemi(KOOPBİS) yükümlülüklerinin ihlali halinde kooperatif yönetim kurulu üyelerinin karşılaşacağı yaptırımlara ilişkin uygulamada yeknesaklığın sağlanması ve meydana gelen tereddütlerin giderilmesi adına aşağıdaki açıklamalara ihtiyaç duyulduğu görülmüştür.
Bilindiği üzere, 1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, bilanço, gelir-gider farkı hesaplarının ve denetçilerin Kanunun 66 ncı ve 69 uncu madde hükümlerine uygun olarak tanzim edecekleri raporların, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS yetkilileri tarafından KOOPBİS’e işlenmesi gerekmektedir. 
1163 sayılı Kanunun ek 2 nci maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi; ortakların tetkikine amade tutulması gereken belgelerin KOOPBİS’e süresi içinde işlenmemesi halinde yönetim kurulu üyeleri üç aydan iki yıla kadar hapis ve elli günden beşyüz güne kadar adlî para cezası ile cezalandırılacağını hükme bağlamaktadır. 
KOOPBİS'e ilişkin kooperatif yetkililerinin yükümlülüklerinden yalnızca bu hususun ihlal edilmesi hali bir suç olarak düzenlenmiş ve  bu yükümlülük için bir yürürlük erteleme süreci öngörülmemiştir. 
Öte yandan, 1163 sayılı Kanunun 47. maddesi, "Kooperatifin bütün ortakları toplantıda hazır bulunduğu sürece ve bir itiraz olmadığı takdirde Genel Kurul toplantılarına dair olan diğer hükümler saklı kalmak şartiyle toplantıya çağrı hakkındaki hükümlere uyulmamış olsa dahi kararlar alınabilir. (...)" şeklindedir. Madde metninden de anlaşılacağı üzere bu istisnai yöntemle toplanan genel kurul için yalnızca çağrıya ilişkin hükümlerin yerine getirilmemesi toplantının gerçekleşmesini engellememektedir, toplantıya dair diğer mevzuat hükümleri geçerliliğini korumaktadır.
Dolayısıyla, 47 nci madde kapsamında yapılmış olsa da, 1163 sayılı Kanunun 24 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca ortakların tetkikine amade tutulması gereken belgelerin olağan genel kurul toplantısından en az 15 gün önce, KOOPBİS’e yüklenmiş olması gerekmekte, aksi takdirde adli yaptırımlar gündeme gelebilmektedir.
KOOPBİS uygulama çerçevesinin oldukça yeni olması, geçiş ve mevzuata uyum sürecinin devam etmesi ve sektörün genelinde bilgisayar ve internet kullanımı becerilerinin düşük kalması dikkate alınarak anılan usul ve esaslarda, mağduriyet yaşanmamasını teminen il müdürlüklerince genel kurul başvurularında gerekli belgelerin genel kurul toplantısı öncesinde sisteme yüklenmiş olup olmadığına dikkat edileceği ve gerekli olması halinde kooperatif yöneticilerinin uyarılacağı düzenlenmiştir.
Bu uyarının, yükümlülük ihlalinde kast unsurunun varlığını ve dolayısıyla suçun işlenip işlenmediğinin tespitini sağlayan bir işlevi de bulunmaktadır. 
Sonuç olarak il müdürlüğü tarafından yapılan yazılı uyarıya rağmen söz konusu belgeleri sisteme yüklememekte ısrar eden kooperatif yöneticileri aleyhine suç duyurusunda bulunulabilecektir. Nitekim 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu'nun "Kamu görevlisinin suçu bildirmemesi" başlıklı 279 uncu maddesi; Kamu adına soruşturma ve kovuşturmayı gerektiren bir suçun işlendiğini göreviyle bağlantılı olarak öğrenip de yetkili makamlara bildirimde bulunmayı ihmal eden veya bu hususta gecikme gösteren kamu görevlisinin de suç işlemiş olacağını düzenlemektedir.
“Kooperatif Bilgi Sisteminin Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar” uyarınca il müdürlüğü tarafından yapılan uyarı sonrasında belgelerin sisteme yüklenmesi halinde her ne kadar il müdürlüğünce suç duyurusunda bulunulmayacağı düzenlenmiş olsa da uyarı sonrasında belgeleri KOOPBİS'e yükleyen kooperatiflerin ortaklarını tarafından bu yola başvurması imkan dahilindedir. Bu halin gerçekleşmesi durumunda suçun manevi unsurunun (kast) tetkiki savcılıklar tarafından gerçekleştirilecektir. Bu doğrultuda; genel kurul başvurularında gerekli belgelerin genel kurul toplantısından 15 gün önce sisteme yüklenmemiş olması halinde yapılacak uyarıda; ortakların da savcılığa suç duyurusunda bulunabilecekleri bu nedenle genel kurul toplantısının ertelenme yoluna gidilmesinde fayda olacağı da kooperatif yöneticilerine hatırlatılmalıdır.
Yukarıda açıklanan konu haricinde, 1163 sayılı Kanunun Geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, veri girişi ve aktarım süreci Bakanlık Makamının Onayı ile 26/04/2024 tarihine kadar uzatıldığından; ortaklık kayıtlarının KOOPBİS'e aktarılması, genel kurul toplantısı sonrasında sisteme bilgi ve belge işlenmesi gibi tüm yükümlülükler 26/04/2024 tarihine kadar idari para cezası yaptırımına tabi değildir.
Ayırca yine Kanunun Geçici 8 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, bu tarihe kadar genel kurula katılmaya hak kazanan ortakları gösterir listenin KOOPBİS üzerinden üretilmesi de şart değildir.